EDICO

Yritysryhmä
Arkkitehti -, insinööri – ja suunnittelutoimistot  

Yritys
Olemme teollisuuden suunnittelua tekevä yritys, joka pystyy tekemään joko uuden tai uudistettavan teollisuuslaitoksen prosessisuunnittelua, mekaanista tehdassuunnittelua, sähköistyssuunnittelua, automaatiosuunnittelua ja tietoteknistä suunnittelua. Asiakkaitamme ovat teollisuuslaitokset ja projektitoimituksia teollisuudelle suorittavat yritykset. Käytämme projektitöissämme tarvittaessa alihankintaostoina eri alojen suunnittelijoita. Myös hallintoon ja markkinointiin liittyvissä tehtävissä käytämme usein allihankkijoiden ihmisiä tai ostamme palveluja suoraan alihankkijoilta (esim. pankkipalvelut). Ostamme tietenkin jonkin verran eri laitteita ja materiaaleja, ohjelmistoja jne., joita tietenkin toimittavat alihankkijat.

Käyttökuvaus
Yhteydet alihankkijoihin

Hankintayhteydet/uudet mahdolliset alihankkijat.
Toimimme normaalisti seuraavasti:

1. Soitamme puhelimella alihankkijan johdolle ja lyhyen suullisen esittelyn jälkeen kysymme alihankkijan edustajalta siitä, olisiko nyt heti mahdollisuus keskustella mahdollisesta yhteistyöstä tarkemmin? Jos vastaus on myönteinen, lähetämme sähköpostilla kutsun valmiiksi valmisteltuun Edico – istuntoon ja myös salasanan istuntoon. Joskus lähetämme istuntokutsun jo ennen puhelinyhteyden ottoa, jolloin selostamme sähköpostissa sen, että tulemme pian ottamaan puhelinyhteyden.
   Puhelinyhteyden kautta pystymme opastamaan kutsutun henkilön tai kutsutut henkilöt istuntoon ja, kun hän on tai he ovat istunnossa, opastamaan avaamaan kuva – ja ääniyhteyden tai ainakin ääniyhteyden. 
   Nyt voimme sulkea puhelinyhteyden ja aloittaa Edico – istunnossa tapahtuvan esittelyn ja meidän suunnitelmamme alihankinnasta (tiedostot), jonka/jotka alihankkija näkee tietokoneensa ruudulla samanlaisena kuin me itse. Alihankkijan edustaja kuulee tai edustajat kuulevat äänemme ja haluttaessa näkee tai näkevät meidän kuvamme. Me vastaavasti kuulemme ja näemme hänet tai heidät. Alihankkijan henkilöllä/henkilöillä tulee olla tietokoneessaan tai älylaitteessaan kamera ja mikrofoni, jotta ääni – ja kuvayhteys voisi toimia Edico -istunnossa.
   Jos asiakkaan edustajalla ei ole em. tekniset asiat kunnossa, voi Edico – istunnossa kuitenkin esitellä alihankkijalle tiedostoja ja hoitaa ääniyhteyden puhelimella.
   Jos edellä ensimmäisen kontaktin yhteydessä alihankkijalle ei sovi laajempi esittely Edicon istunnossa nyt, niin yritämme sopia myöhemmän alihankkijalle sopivamman ajankohdan.
   Edico – istunnon käyttö alihankkijoiden hankinnassa on osoittautunut käteväksi ja se korvaa suurelta osin henkilökohtaiset esittelykäynnit alihankkijan luokse ja siten säästää matkustamiselta ja tehostaa myös alihankkijoiden hankintaa ja säästää kustannuksia.
2. Hankintayhteydet/aiemmat alihankkijat
   Pidämme yhteyttä myös aiempien alihankkijoiden kanssa Edico – palvelun avulla, koska heidän kanssaan haluamme käydä luottamuksellisia keskusteluja mahdollisista uusista yhteistyöprojekteista ja erityisesti silloin, kun aiempi yhteistyö on onnistunut hyvin. Haluamme myös esitellä uusia tietoja meidän toiminnastamme ja keskustella yhteistyön kehittämisestä.
   Edico – palvelun kautta kaikki tämä tapahtuu kustannustehokkaasti ilman puhelinlaskuja ja istuntoon voi samanaikaisesti osallistua tarvittaessa useita alihankkijan edustajia ja myös tarvittaessa useita meidän edustajiamme. Lisäksi eri osallistujat voivat palata istuntoon myöhemmin katsomaan aineistoa niin kauan kuin istunto on auki ja tarvittaessa voivat myös ladata aineiston omalle tietokoneelleen. Alihankkijan edustajien sekä meidän edustajiemme sijaintipaikat voivat olla hajallaan eri puolilla maapalloa.
3. Muut alihankkijayhteydet/nykyiset alihankkijat
   Käytämme Edico – palvelua monella tavalla eri asioiden hoitamiseen alihankkijoidemme kanssa. Suuri osa asioista on luottamuksellisia ja on tärkeää, että ne säilyvät varmasti myös sellaisina. Yhteydet voidaan luoda juuri sellaisten henkilöiden välille alihankkijan ja meidän organisaatioissamme, joita tietyt asiat koskevat. Jos meillä on tarve olla yhteydessä alihankkijaamme, niin meidän edustajamme luo Edico – istunnon ja kutsuu siihen alihankkijan edustan tai edustajat mukaan sekä toimittaa hänelle tai heille sanan.
   Istunnossa käsitellään esimerkiksi yhteiseen projektiin kuuluvia asioita. Alihankkija voi esitellä niitä tiedostoja, joita me olemme ostaneet alihankkijalta ja siten kaikki osapuolet pysyvät projektin kulussa mukana ilman että kenenkään tarvitsee matkustaa mihinkään.
   Alihankkijamme hoitaa usein meidän puolestamme projektien suunnitteluun liittyviä asioita ja silloin alihankkijallamme on käytössä Edico – istunto pääkäyttäjänä. Alihankkija voi silloin aktiivisesti luoda omia Edico – istuntoja ja Edico – kansioita, joiden avulla hän voi pitää luotettavia yhteyksiä meihin, meidän asiakkaaseemme, meidän mahdollisiin muihin alihankkijoihimme ja omiin sidosryhmiinsä lähettämällä tarvittaessa kutsut luomiinsa istuntoihin.
   Luonnollisesti hoidamme kaikki alihankintoihin liittyvät tarjouspyynnöt, tarjoukset, tilaukset, tilausvahvistukset sopimukset ja muut sellaiset asiat Edico – palvelun kautta.

Suurin etu on tehokkuuden ohella kuitenkin se, että voi erillään olevien ihmisten kesken ilman pelkoa tietojen vuotamisesta vaihtaa luottamuksellisia tietoja tai mitä tahansa tietoja joko samanaikaisissa istunnoissa tai eriaikaisissa istunnoissa ja välttyä turhalta matkustamiselta.